Por: Mary Luz Gómez A. – © 2011  www.modales.co

Cuando de “Reuniones Laborales” se trata, encontramos algunos tips importantes que debemos seguir para conservar las mínimas normas de etiqueta:

  1. Siempre debemos avisar días antes la programación de una reunión con la hora, fecha y lugar.  Si es posible enunciar el tema para que todos estén preparados y lleven sus argumentos claros para agilizarla.
  2. Si somos buenos planeando, debemos mencionar la duración de la misma para que todos programen sus actividades y estén 100% atentos a esta reunión, durante ese rato, que ojalá sea corto.
  3. Dependiendo de la importancia de la reunión, se debe delegar y dejar a alguien tomando los recados telefónicos mientras se efectúa la misma, a fin de no interrumpir a ninguno de los presentes y poder avanzar.
  4. Como básica norma de cortesía con los presentes se debe empezar cumplidamente y terminar en el tiempo previsto para ello.
  5. Se debe seguir un orden o derrotero específico de los temas a ser tratados y controlar los tiempos para ello, a fin de no extendernos más de la cuenta.
  6. El uso de todas las ayudas tecnológicas debe ser efectivo, organizar con anticipación el video, las diapositivas o cualquier elemento visual que necesitemos, porque nada más inoportuno que improvisar frente a todos y con el tiempo corriendo en contra.
  7. Cuando se trata de reuniones extensas, se debe tener presente ofrecer un refrigerio pero que sea fácil de tomar y que no implique dificultades a la hora de comerlo rápidamente.
  8. Por último, debemos siempre tener una evidencia escrita de dicha reunión y de inmediato, programar una nueva para poder evaluar resultados y que haya continuidad de la misma.
  9. Siempre debemos contar con el tiempo de los demás y no usar su tiempo de descanso para temas laborales, ya que todos tenemos vida personal, familia y otras actividades que requieren de nuestro tiempo libre.
  10. Si somos nosotros los invitados: debemos llegar a tiempo, ir al baño antes, no interrumpir con cualquier excusa, cambiar el celular a modo silencio y estar muy atentos para poder participar.  No tomarlo como pérdida de tiempo sino por el contrario, verlo como una oportunidad de mejoramiento en nuestra empresa.

De estos puntos depende que todos asistamos con buena disposición y que sea todo un éxito el buen desarrollo de la misma.